1. INTRODUÇÃO

Esta Política se aplica aos sócios, advogados, bacharéis, trainees, estagiários, empregados, assessores, consultores, correspondentes, fornecedores, bem como a qualquer pessoa que atue direta ou indiretamente para ou em nome do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal, os quais, em conjunto, serão doravante denominados de “Colaboradores”.

Compliance significa conformidade, sendo, nos dias atuais, uma realidade na administração pública e no setor privado, para empresas nacionais e estrangeiras, de todos os portes e segmentos.

O tema é de grande interesse da Advocacia, não somente como oportunidade de carreira e negócios, mas em relação ao exercício da cidadania e da contribuição para uma sociedade mais ética.

A Lei nº 12.846/13 (Lei Anticorrupção ou Lei da Empresa Limpa) adveio do amadurecimento da sociedade brasileira, que não tolera mais a existência de corrupção, dispondo sobre a responsabilização objetiva administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, independentemente das sanções penais aplicáveis.

Por sua vez, o Decreto nº 8.420/2015, que a regulamenta, define, dentre outros assuntos, o Processo Administrativo de Responsabilização – PAR e critérios para o programa de Compliance.

Dentre os normativos que antecederam a Lei nº 12.846/13, destacamos a Convenção Antissuborno de 1997, da qual o Brasil é signatário, e as recomendações da Organização para a Cooperação Econômica e Desenvolvimento (OCDE).

Além disso, há uma forte atuação das entidades governamentais e não-governamentais no combate à corrupção e à lavagem de dinheiro, a existência de leis que impõem programas de Compliance para as pessoas jurídicas que contratam com o poder público e, por fim, a obrigatoriedade no cumprimento de legislações internacionais para as empresas do setor privado, como por exemplo a FCPA (Foreign Corrupt Practice Act), a Lei Anticorrupção Americana.

Assim como para as empresas, aos escritórios de advocacia estruturar um programa de Compliance significa assumir um compromisso com a integridade, que abrange a análise, mitigação e correção de riscos aos quais estão sujeitos em função de sua atividade, assim como o controle e monitoramento de suas ações em total consonância com o ordenamento jurídico.

Instituições que possuam programas de Compliance estruturados exigem ou preferem a contratação de prestadores de serviços que estejam no mesmo nível de maturidade em relação ao Compliance.

A existência de programas de Compliance ou de Integridade, com mecanismos de prevenção, detecção e minimização de riscos, passou a ser uma realidade sem volta.

Ressalte-se que é imperativa a observância da Lei nº 8.906/1994 – Estatuto da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), que rege toda a atividade da classe, assim como das disposições de seu Código de Disciplina e Ética, Súmulas e demais Provimentos.

Significa, pois, estabelecer políticas internas dentro de um padrão comportamental ético, treinando as respectivas equipes para multiplicar boas práticas de gestão e governança.

Advogados e escritórios de Advocacia, que são essenciais para a administração da justiça, devem seguir o Código de Disciplina e Ética e as disposições do Regulamento da OAB.

Mas, independentemente de seu porte, podem também adotar programas de integridade e minimização de riscos, nos termos da Lei nº 12.846/2013, devido à interação frequente com o Poder Público.

O reconhecimento da importância desse documento e da sua observância, dentro de normas de transparência, certamente são o retorno que a Diretoria imagina obter na expectativa da cooperação de todos.

2. CONCEITO

Compliance, palavra de origem inglesa que advém do verbo to comply, significa estar em conformidade com regras e normas legais.

O programa de Compliance, por seu turno, é um mecanismo integrado de ações para prevenir, detectar e remediar condutas ilegais e impróprias cometidas por empresas contra a administração pública, que podem gerar sanções que vão desde a reparação do dano, multas sobre faturamento, impedimento de contratação futura com o poder público, além de impactos na reputação e imagem dessas pessoas jurídicas.

Tem como referencial o acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a que se possa avaliar, permanentemente, se os objetivos da instituição estão sendo alcançados e as leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como assegurar que quaisquer desvios possam ser prontamente corrigidos.

Através da adoção das políticas previstas no Manual de Compliance, busca-se minimizar o Risco de Compliance, ou seja, do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal vir a sofrer sanções legais, regulatórias, perda financeira ou abalo da reputação em razão de falha nos seus processos e procedimentos internos, inobservância das leis, normas, regulamentos aplicáveis e da boa prática das condutas adotadas.

Com o fito de implementar as políticas previstas no Manual de Compliance, o Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal está organizado internamente por um Comitê de Governança, uma área de Compliance e possui um Diretor responsável pela Gestão de Compliance.

3. ÉTICA E INTEGRIDADE NA ADVOCACIA

A ética e a integridade são fundamentais na realização de qualquer atividade. No entanto, esses dois conceitos são inerentes à Advocacia, mormente quando analisamos a função social desta profissão, que é fundamental para a garantia do acesso à Justiça.

Para garantir essa função social, prevista constitucionalmente, percebe-se que, de maneira pioneira, a Advocacia possui o seu próprio Código de Disciplina e Ética, com as diretrizes morais e valores inerentes à profissão. Importante mencionar que a cultura ética intrínseca à Advocacia proporciona maior afinidade à observância dos princípios éticos indissociáveis à cultura da integridade e ao Compliance.

4. BENEFÍCIOS DE UM PROGRAMA DE COMPLIANCE NA ADVOCACIA

A implementação de programas de Compliance se mostra cada vez mais difundida nos dias atuais.

O tema Compliance hoje é constantemente debatido em diversas partes do mundo, tanto no setor público como no privado.

No âmbito jurídico não é diferente, pois há especialistas e juristas engajados no tema, que também é objeto de estudo por Comissões da OAB em diversas seções e subseções.
Apesar das peculiaridades próprias, as sociedades de advogados, por intermédio de seus Colaboradores, também estão expostas a riscos e, inclusive, poderão ser responsabilizadas nos termos da Lei Anticorrupção brasileira, além do Estatuto e demais normativos que regulamentam o exercício da Advocacia.

Reitera-se que a Lei Anticorrupção pátria prevê a responsabilidade objetiva (administrativa e civil) de qualquer pessoa jurídica ou organização da sociedade civil comprovadamente envolvida nos atos lesivos tipificados em seu art. 5º, contra qualquer órgão da administração pública nacional ou estrangeira.

Por consequência, estabelece também a aplicação de penalidades, em multas que podem chegar até 20% (vinte por cento) do último faturamento bruto, ou, na impossibilidade de sua apuração, multas fixadas em valores entre seis mil reais a sessenta milhões de reais.

Acrescente-se que a atuação de prestadores serviço, dentre eles advogados e escritórios de advocacia, também pode implicar na responsabilização das empresas multinacionais ou sujeitas a leis estrangeiras, como por exemplo a lei americana FCPA.

Por essa razão, aquelas empresas que contam com um programa de Compliance robusto, priorizam a contratação de consultores jurídicos e escritórios de advocacia comprometidos com as melhores práticas de Compliance, resultando em um diferencial competitivo no mercado.

Sendo assim, fica ainda mais relevante a implementação de um programa de Compliance efetivo, que poderá eventualmente contribuir na atenuação da aplicação de sanções para empresas ou sociedades civis que se beneficiaram ou contribuíram com eventual conduta ilegal, conforme dispõe o art. 7º da Lei nº 12.846/2013.

A aplicação efetiva de um programa de Compliance pelos escritórios de advocacia permite que estes tenham maior controle dos seus processos internos e gerenciamento dos seus riscos, resguardando uma imagem e reputação perene perante seus clientes e a sociedade.

O mais importante é que, independentemente dos recursos disponíveis e do investimento feito para a implementação do programa, o escritório se comprometa com a integridade, agregando valor ao seu negócio.

Com o tempo, os benefícios mencionados acima começarão a ficar cada vez mais evidentes e poderão ser observados e aplicados também por seus clientes e parceiros, aumentando a amplitude das boas práticas nas relações público-privadas.

5. OBJETIVO

Com o objetivo de criar uma política de procedimentos e normas internas, garantir o fortalecimento e funcionamento dos Controles Internos do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal, bem como assegurar o cumprimento das leis, normas e regulamentos vigentes, o Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal elaborou o presente documento.

Através da adoção das políticas e procedimentos estabelecidos no Manual de Compliance, busca-se a construção de uma imagem sólida do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal junto aos seus clientes e fornecedores, de modo a facilitar o acesso dos Colaboradores às informações institucionais, transformando-os em membros comprometidos e efetivos na busca de melhores resultados.

Neste sentido, a divulgação do presente Documento tem como objetivo principal garantir o cumprimento, por parte do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal e de todos os seus integrantes, das normas regulamentares e processos internos, prevenindo e controlando os riscos envolvidos nas suas atividades.

6. PILARES DO PROGRAMA DE COMPLIANCE – CONFORMIDADE

O Decreto nº 8.420/15, que regulamenta a Lei nº 12.846/13 (Lei Anticorrupção), em seu art. 42, caput, apresenta os 16 (dezesseis) parâmetros do programa de Compliance.

Esses parâmetros foram consolidados em 05 (cinco) pilares pela Controladoria Geral da União – CGU, em seu Programa de Integridade – Diretrizes para Empresas Privadas lançado em 2015, para sua melhor aplicação.

6.1 Comprometimento e Apoio da Alta Administração (tone from the top)

O comprometimento da alta administração, aqui considerada como os sócios diretores, é condição indispensável para a implementação e existência de um programa de Compliance eficiente dentro das respectivas sociedades.

Assim, cabe a estes reafirmar seu compromisso com o programa, incorporando de fato essa pauta em suas agendas e no dia a dia de suas ações, além de estabelecer o compromisso com a criação de uma cultura de integridade, que é a base do programa de Compliance.

6.2 Instância Responsável pelo Programa de Compliance

O segundo pilar se refere à autonomia, imparcialidade e independência do profissional responsável pela implementação e monitoramento do programa de Compliance.

É importante, quando necessário, que haja disponibilidade de recursos humanos, materiais e financeiros à área que conduzirá o programa.

6.3 Análise de Perfil e Riscos (Risk Assessment)

O escritório deve conhecer seus processos, identificar sua área de atuação, principais parceiros e clientes para avaliar seus riscos, através da elaboração de uma Matriz Geral de Riscos.

É imperativa a análise criteriosa dos riscos e impactos aos quais o escritório está exposto, levando-se em consideração a cultura, nível de regulação e histórico de corrupção locais.

É importante levantar o nível de sua interação com a administração pública e de seus parceiros, sobretudo nos processos de obtenção de licenças, autorizações e permissões governamentais, assim como a manutenção dos padrões éticos junto aos agentes do Poder Judiciário.

Também podem ser avaliados riscos referentes à participação em licitações, contratação de terceiros, patrocínios e doações, fusões, aquisições, além de reestruturações societárias.

Não se pode deixar de mencionar que essa avaliação de riscos deve ser realizada de forma periódica.

6.4 Estruturação das Regras e Instrumentos

Após a avaliação de riscos potenciais para o escritório, a fase seguinte é a elaboração de seu Código de Conduta e Ética que estabeleça as diretrizes, princípios e os valores que conduzem sua atuação e orientem a conduta de colaboradores e dirigentes, em compasso com o Código de Conduta e Regulamento da OAB.

É importante, outrossim, a elaboração de normas ou políticas internas que prevejam o comprometimento com a integridade nas relações público-privadas.

Esse Código deverá estabelecer também mecanismos de detecção de irregularidades, tais como um canal de denúncias ou de ética, assim como a vedação expressa de determinadas condutas e as medidas disciplinares para casos de violação dos padrões exigíveis.

É relevante que o Código seja claro, com redação objetiva e se encontre disponível para fácil consulta do público externo, em especial de parceiros de negócio e clientes.

6.5 Estratégias de Monitoramento Contínuo

A efetividade do programa de Compliance também depende de um plano de monitoramento das políticas e da avaliação de sua efetividade, além da ponderação de novos riscos e treinamentos periódicos para reforçar e promover políticas de conformidade.

7. OUTROS MECANISMOS UTILIZADOS NA GESTÃO DO COMPLIANCE – CONFORMIDADE

7.1 Controles Internos

Os controles internos são mecanismos, geralmente formalizados por escrito nas políticas e procedimentos da empresa, que, além de minimizar riscos operacionais e de Compliance, asseguram que os livros e registros contábeis e financeiros reflitam completa e precisamente os negócios e operações da empresa.

Entre outras coisas, os controles internos estabelecem as regras para revisão e aprovação de atividades, em especial aquelas ligadas a compromissos contratuais e despesas, existência das atividades (para se evitar pagamentos por serviços não-prestados, por exemplo), documentação, suporte, processamento e registro das transações.

7.2 Treinamento e Comunicação

Após a identificação dos riscos, da definição dos responsáveis pelo Programa e da elaboração do Código de Conduta e Ética e das políticas de Compliance, é de suma importância que tudo isso seja devidamente comunicado ao restante da empresa.

Cada Colaborador da empresa deverá compreender os objetivos do Programa de Compliance, as regras e, talvez o mais importante, seu papel para garantir o sucesso do programa.

Há diversas maneiras de se conduzir treinamentos e comunicações, presenciais ou online, realizados por profissionais internos ou externos, cada uma delas com seus prós e contras, custos, facilidade de acesso e de entendimento.

É importante que o responsável pelo Programa de Compliance busque o equilíbrio entre custo e benefício.

7.3 Canal de Denúncias

Mecanismo para reporte anônimo de condutas ou suspeitas de condutas inadequadas.

Os canais de comunicação do tipo “Canal de Denúncias” dão aos Colaboradores e Parceiros comerciais uma forma de alertar a empresa para potenciais violações ao seu Código de Conduta e Ética, a outras políticas ou mesmo a respeito de condutas inadequadas de Colaboradores ou Terceiros que agem em nome da empresa.

Além de ser esperado pelos reguladores que as empresas implementem este tipo de canal de comunicação, mediante o qual os Colaboradores ou Parceiros Comerciais possam entrar em contato para relatar suas preocupações e denúncias de modo confidencial e anônimo, nos termos da lei, este tipo de canal é a principal fonte de identificação de fraudes.

Além disso, aqueles Colaboradores que querem fazer a coisa certa e que estão vendo algo errado acontecendo precisam ter um canal seguro para comunicarem suas preocupações à empresa.

De acordo com a Association Of Certified Fraud Examiners (ACFE), a ferramenta que mais identificou fraudes nas empresas foi o canal de denúncias, responsável por 43% (quarenta e três por cento) das fraudes identificadas anualmente.

7.4 Investigações Internas

Uma investigação é um exercício de averiguação de fatos.

Investigações devem determinar, de maneira plena e com credibilidade, o que aconteceu em relação a um problema – se, de fato, houve uma conduta imprópria ou não –, quais foram as circunstâncias, quem estava envolvido, e se uma violação de leis ou políticas internas ocorreu.

As empresas devem possuir processos internos que permitam investigações para atender prontamente às denúncias de comportamentos ilícitos ou antiéticos.

Tais processos devem garantir que os fatos sejam verificados, responsabilidades identificadas e, em sendo necessário, definir as sanções (medidas disciplinares, por exemplo) e ações corretivas mais apropriadas e consistentes a serem aplicadas, não importando o nível do agente, gerente ou funcionário que as causou.

Investigações devem ser percebidas como tendo sido rigorosas, independentes e analíticas.

Uma investigação eficaz protege os interesses da empresa por meio da prevenção e detecção de má conduta, de uma razoável garantia de que as atividades da empresa estejam de acordo com as leis e regulamentações aplicáveis e, também, identificando áreas de melhoria para as operações internas.

Ademais, demonstra o compromisso da empresa em fazer o correto e punir aqueles que não compartilham dos mesmos valores éticos que ela.

Exemplos sobre a aplicação das principais medidas disciplinares:

(a) Advertência Verbal

Definir uma hora e local para a reunião, de forma a garantir a confidencialidade e privacidade do Colaborador.

Demonstrar claramente que a advertência verbal decorre de um comportamento não aceitável por parte do Colaborador, sendo específico e se possível trabalhando com exemplos.
Demonstrar ao Colaborador a regra transgredida e expor as consequências do não cumprimento dessas mesmas regras.

(b) Advertência Escrita

Demonstrar a razão da advertência escrita, citando as políticas da Empresa quanto a este processo, se elas existirem.

Descrever detalhadamente o problema de desempenho, fornecendo exemplos, sempre que possível, e se esta medida for uma gradação de uma advertência verbal, a cronologia que se deu até a imposição da medida disciplinar.

Reiterar as expectativas da empresa, tornando evidente que, se uma melhoria no comportamento não for rapidamente demonstrada, terá de ser tomado outro tipo de medidas.

Entregar a carta ao Colaborador e guardar uma cópia no arquivo pessoal dele, presente na empresa.

(c) Demissão

Garantir que todos os procedimentos de confidencialidade e privacidade foram devidamente seguidos.

Garantir a comprovação de real afronta às normas da empresa no tempo e com as formalidades necessárias.

Definir se existem motivos reais e evidências para a demissão por justa causa ou se será realizada sem justa causa.

Levar em consideração os riscos de exposição de algumas demandas judiciais com eventual demissão por justa causa.

7.5 Due Diligence

O Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal tem um sério compromisso com o cumprimento da lei e com a integridade corporativa, estando empenhado em implementar um Programa de Compliance efetivo e fazer a coisa certa.

Como proceder no caso de um de seus terceiros não possuir o mesmo compromisso e acabar por cometer um ilícito enquanto representante do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal?

As empresas que realizam negócios por intermédio de parceiros, representantes ou revendedores devem adotar um robusto processo de due diligence (avaliação prévia à contratação) para entender, de modo abrangente, a estrutura societária e situação financeira do terceiro, bem como levantar o histórico dos potenciais agentes e outros parceiros comerciais, de forma a verificar se estes têm histórico de práticas comerciais antiéticas ou que, de alguma outra maneira, possam expor o Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminalv a um negócio inaceitável ou que envolva riscos legais.

São 04 (quatro) os princípios da due diligence.

A due diligence deve:

(a) ser baseada no risco

Nem todos os terceiros exigem o mesmo nível de due diligence. Ao assumir uma abordagem baseada no risco, as empresas classificam seus terceiros com base em fatores como indústria, país, tamanho e natureza da transação para definir o tipo de análise a ser realizada, dependendo de onde um terceiro recai sobre o espectro de risco.

Dentro de uma transação específica, uma empresa pode refinar ainda mais suas necessidades de due diligence, dependendo das questões de risco específicas que surgem.

(b) fazer sentido

O raciocínio por trás do processo de due diligence de terceiros de uma empresa deve passar por uma análise para garantir que ele faça sentido não só do ponto de vista de Compliance, mas também para aqueles encarregados em implementá-lo.

Se o processo de due diligence for mais complexo do que o necessário, haverá dificuldades em executá-lo.

(c) Ser aplicada consistentemente

Se um terceiro dentro de uma categoria específica de risco estiver sujeito a uma revisão no país de seus registros públicos, e outro terceiro na mesma categoria não estiver, esse tratamento inconsistente poderá suscitar dúvidas.

As exceções a uma regra geral podem ser necessárias, mas o raciocínio por trás dela deve ser documentado.

(d) Ser registrada

As empresas vão querer ser capazes de demonstrar suas etapas de due diligence anos após a análise de um terceiro.

Para fazer isso, elas devem manter registros das etapas realizadas e das informações obtidas. Elas devem manter registros, não apenas dos terceiros que contrataram, mas também daqueles que decidiram não contratar.

Isso permite que as empresas demonstrem que seus programas estão funcionando.

8. ATRIBUIÇÕES DA ÁREA DE COMPLIANCE

• Acompanhar a “performance” dos Controles Internos, posicionando a Diretoria sobre o andamento da implementação das ações corretivas de todos os processos, e se necessário, implantando, coordenando bem como realizando levantamentos que assegurem que as principais obrigações e atribuições internas e externas estão sendo cumpridas;

• Realizar, quando necessário, ou quando solicitado pela Diretoria, averiguações in loco, formalizando e registrando possíveis anormalidades no relatório denominado “Registros de Ocorrências”;

• Consolidar e analisar as ocorrências e verificar a existência de impactos aos negócios e aos processos, bem como necessidades de providências complementares, inclusive por parte da Diretoria;

• Acompanhar a qualidade dos controles e a segurança de bens de informação, softwares e hardwares, e atualização sistemática na medida em que haja aquisições e baixas de tais bens;

• Manter o Manual de Compliance devidamente atualizado, contemplando as alterações de legislação, de normas e regras operacionais, de estrutura organizacional, de processos e qualquer outra que gere impacto no Manual;

• Interagir com os gestores dos canais de comunicação interna, responsáveis pela divulgação e cumprimento de normativos;

• Acompanhar, juntamente com a área de Recursos Humanos, os requerimentos de treinamento de Colaboradores que necessitem de habilitação específica;

• Administrar o processo do Canal de Denúncias;

• Distribuir e arquivar os Normativos Internos relativos aos novos normativos emitidos, bem como a atualização de normativos do Manual de Compliance;

• Incentivar a promoção, junto aos Colaboradores, de uma cultura organizacional que demonstre a importância da adoção dos Controles Internos;

• Preparar as pautas, organização de reuniões, realizar convocações, participação nas reuniões periódicas do Comitê de Governança e Ética, bem como realizar a sua documentação, elaborando Ata de Reunião;

• Apoiar na revisão periódica do Planejamento Estratégico – definição de objetivos e metas, tendo como principal foco os riscos inerentes à atividade atual e aqueles de novas atividades a serem introduzidas ou estimuladas;

• Atualizar os documentos de controles internos, incorporando as possíveis alterações de legislação;

• Administrar todo o processo de Compliance através de reuniões internas e verificações em relatórios, para fins do adequado atendimento às possíveis Auditorias Internas;

• Gerenciar e controlar o atendimento às solicitações específicas e/ou rotineiras dos órgãos de fiscalização;

• Deliberar sobre questões que possam interferir na “performance” dos Controles Internos, incluindo as necessidades de treinamento dos colaboradores, envolvendo aspectos conceituais, operacionais e comportamentais;

• Garantir a implementação e efetividade do plano de continuidade de negócios, por meio de acompanhamento de testes periódicos;

• Fomentar a cultura de Controles em conjunto com os demais gestores, em busca da conformidade.

9. RESPONSABILIDADES

É dever de todos os Colaboradores observar as políticas e diretrizes estabelecidas neste documento, de acordo com as exigências da função desempenhada e dos procedimentos internos do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal.

9.1. Dos Sócios e Diretores

São responsáveis por:

• Comunicar o conteúdo do presente documento aos seus subordinados;

• Assegurar o cumprimento dos valores e princípios do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal;

• Orientar seus subordinados em relação aos dilemas éticos com que se defrontem e corrigir qualquer falha que seja identificada;

• Assegurar o cumprimento dos processos e regras em sua área de responsabilidade;

• Informar à área de Compliance quaisquer atos que possam configurar uma violação das regras contidas no presente documento.

9.2. Dos Colaboradores

São responsáveis por:

• Entender e agir de acordo com o conteúdo do presente documento e as políticas do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal;

• Comunicar as violações ao presente documento, das quais venha a tomar ciência.

10. PENALIDADES

O descumprimento das Normas de Procedimentos Internos do Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal, previstas neste documento e na legislação, implicará na aplicação de penalidades de acordo com a gravidade do caso, que podem ser de advertência à demissão, bem como a sujeição de indenização por possíveis prejuízos financeiros decorrentes de erro, imperícia ou negligência nas atividades desempenhadas.

Nenhuma das penas administrativas aplicadas pelo Sebástian Albuquerque, Marambaia & Lins Advocacia Criminal eximirá o Colaborador das penalidades cíveis e criminais.